1. Contestar las llamadas telefónicas

a.      Filtrar las llamadas a la persona adecuada, cuando sea apropiado.

2. Recibir a los invitados y la zona de recepción

a.      Preséntate a la gente cuando entren por la puerta.

b.      Pregunta a quién vienen a ver.

c. Llama a la persona que visita para informarle de su llegada.

d. Ofrece algo de beber.

e.      Si te avisaron con antelación, pon su nombre en la pantalla.

f.       Ten preparados snacks y bebidas en la sala de reuniones para los visitantes (clientes, ejecutivos, etc.)

g.      Asegúrate de preguntar si necesitan que les pidamos la comida.

h.      Si la persona va a completar una solicitud de empleo:

a.      Presenta una solicitud según el idioma que prefieran (inglés/español).

b.      Asegúrate de que la solicitud esté completa (número de contacto válido, historial laboral, firma y fecha).

c. Enviar solicitudes al departamento de RRHH.

i. Asegurar a todos los visitantes que accedan al almacén lleven puesto el chaleco de seguridad.

3. Mantener un área de recepción bien cuidada, libre de basura o periódicos y revistas viejas.

4. Asegúrate de que siempre haya un asiento disponible para todos los visitantes.

5. Las pantallas frontales de la televisión deben encenderse todos los días

6. Limpiar la sala de conferencias tras las visitas y reuniones.

7. Si hay invitados, añade su nombre en la pantalla de "Bienvenidos" en el vestíbulo

 

1. Mantener existencias de:

a.      Café/ Filtros de café/ Azúcar/Té/Refresco/Servilletas/ Papel de cocina/Crema para café/ K-cup café/ Jabón para platos/ Toallitas limpiadoras/ Cucharas/ Tenedores

2. Pon el café a preparar si no queda más y es antes de las 10 de la mañana.

3. Mantener limpia la zona de oficina durante todo el día. Asegúrate de que no haya basura y que la sala de conferencias esté limpia.

1. Mantener existencias de material de oficina:

a.      Papel para copiar/ sobres (tintado privado)/ sobres tamaño carta/ bolígrafos/ lápices/ grapadores/ cinta/ carpetas manila/ carpetas para empleados/ carpetas/ separadores, etc.

2. Mantener un inventario y stock de productos de limpieza.

a.      Envía el pedido de todos los suministros de limpieza y café entre 3 y 5 días antes de que termine el mes.

1. Clasificar el correo, por correo separado, por el Jefe de Proyecto, abrir todas las cartas que contengan facturas o conciertos y enviarlas al departamento de Cuentas a Pagar.

2. Los cheques recibidos deben ser escaneados y depositados en la cuenta bancaria correspondiente, y el correo electrónico debe enviarse al departamento de contabilidad correspondiente.

3. Destruir papeles confidenciales que ya no son necesarios.

4. Enviar por correo cualquier documento solicitado, incluyendo pero no limitándose a, cheques.

5. Crear envíos de FedEx / USPS

6. Revisa la impresora o la máquina de escaneo y entrega los documentos a los que pertenecen, asegurándote de que tenga papel para imprimir.

7. Cualquier otra tarea administrativa diversa puede ser solicitada para ayudar espontáneamente.

8. Tarea anual: Al final del año, los archivos del año actual deben colocarse en cajas para almacenarse. Las cajas deben identificarse y etiquetarse correctamente.

9. Los informes de gastos entregados deben ser escaneados y entregados al departamento de cuentas a pagar para asegurar el reembolso.

10. Cuando se soliciten firmas en documentos de cualquier otro departamento, los documentos deben imprimirse y escanearse de nuevo.

 

1. Decide de qué restaurante vas a pedir comida.

2. Haz el pedido: online, por teléfono o en persona.

3. Recibir comida a domicilio o recoger comida

4. Habrá ocasiones en las que sea necesario organizar la recogida de comida.

5. Pon la mesa (divide la comida y apunta que el personal identifique sus comidas)

6. Asegúrate de que la cocina permanezca limpia.
 

1. Una vez escaneadas las facturas, algunas se pagarán online.

2. Si las facturas no se reciben por correo, se deben solicitar facturas al proveedor por teléfono o correo electrónico.

3. Imprimir cheques una vez a la semana o según se solicite

a.      Mantén un registro de todos los cheques y envía todos los cheques al departamento de Contabilidad.

b.     Asegúrate de que todas las comprobaciones hayan sido previamente autorizadas. Si no, se debe solicitar autorización.

c. Se deben presentar copias de respaldo del check.

4. En ocasiones, asistencia para contabilidad para solicitar información bancaria a la que los proveedores puedan procesar el pago de facturas.

5. Los extractos de la tarjeta de crédito deben ser escaneados y subidos al servidor de contabilidad después de que se tengan que presentar.

6. Los extractos bancarios deben ser escaneados y subidos posteriormente también se presentarán.

7. Una vez firmados los cheques, deben enviarse por correo.

8. Asegurarse de que los cheques siempre estén almacenados y, una vez que se note que estamos sin dinero, debe volver a hacer el pedido a tiempo, ya que los cheques son personalizados y tardan 3 meses en recibirse.

9. Los cheques de los préstamos deben ser revisados para que se paguen puntualmente.

VII. HR:

Nómina

1. Procesar la nómina según el calendario.

2. Los cambios y/o modificaciones presentados por el Departamento de Recursos Humanos deben realizarse según lo solicitado para garantizar que se procesen correctamente y de manera oportuna.

3. La nómina de los clientes debe separarse de la nómina IMS mediante una hoja de cálculo Excel y entregarse al departamento CXC para garantizar que el cliente reciba la facturación adecuada.

4. Todas las nóminas deben subirse al servidor de RRHH por separado por departamento.

5. Las hojas de nómina y las hojas de trabajo de PTO deben archivarse en la carpeta de nóminas.

6. Las nóminas físicas recibidas deben entregarse a Recursos Humanos antes del viernes por la mañana o a la llegada.

7. Solicitar fondos al departamento de tesorería por entidad de manera oportuna.

Seguro médico mensual:

8. Recuperar las facturas médicas de todos los empleados una vez disponibles en el portal.

9. Ordenar facturas en una hoja de cálculo de Excel e identificar gastos por cliente y por entidad.

10. Una vez identificado, cada grupo de gastos debe presentarse al departamento de contabilidad correspondiente.

11. (TTS, TCS, Tecma Baja, TIA, Tecma Baja OP e IMS, cuentas por cobrar.)

12. Los fondos deben presentarse al departamento de tesorería según el calendario para asegurar que el pago se presente a tiempo.

13. Pagar la factura médica online una vez que se hayan cumplido todos los procesos.

 

 

Nota: Esta descripción del puesto no pretende ser exhaustiva. El empleado puede realizar otras tareas relacionadas para satisfacer las necesidades continuas de la empresa.